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領収書が出ない経費と出金伝票の書き方

こんにちは。市川えり(Twitter| Instagram)です。

起業初期の女性向けセミナーなどを開催していますが、質疑応答の時間に特に多いのが

「領収書が出ない経費を計上するにはどうすればいいですか?」

という質問。

確かに地方に多い無人駅や割り勘で支払った飲食代など、領収書が出ないあるいはもらいにくい経費は結構ありますよね。

そこで今回は領収書が出ない経費のパターンや計上の仕方、その際に必要になる出金伝票の書き方などをまとめてみました。

この記事の内容

領収書が出ない経費は意外と多い

例えば交通費の場合、切符の販売機には【領収書発行ボタン】がありますが、ボタンがない販売機も存在します。

駅員さんに発行してもらうという方法もありますが、急いでいるときなどは忘れがちになりますよね。

他にもお客様に出すお飲み物を自動販売機で購入した時やお客様や取引先へのご祝儀や弔辞の際の御香典など、領収書が出ない、もしくは入手しづらい経費は意外と多いもの。

そういう場合は泣き寝入りするのではなく、支払ったことを証明するために出金伝票を使って経費として計上することができます。

 出金伝票とは

事業をしている人が取引などで現金を相手に払うときに使う伝票のことです。

どのように使うのか

以下のようなときは領収書がでない(または手元にない)状況です。

  • 電車やバスなどの交通費【旅費交通費】
  • お客さまや取引先用に購入した自動販売機のジュース代【接待交際費】
  • お客さまや取引先への御祝儀・御香典【接待交際費】
  • 打ち合わせ時に割り勘で支払った喫茶飲食代【接待交際費・会議費など】
  • 領収書をもらい忘れたとき
  • 領収書をなくしてしまったとき

どこで手にはいる?

デパート・本屋・100円ショップなどの文房具売り場で販売しています。

出金伝票を切るときの注意点

ただし領収書の代わりに自分で出金伝票をおこすということは、出金伝票の内容に虚偽がないということをしっかりと証明する必要があります。

とくに領収書を紛失したからといって何でもかんでも出金伝票を切ることは絶対にNG!

そうでなければ、なんでもかんでも出金伝票で経費にし放題になり、税務署から不審がられることになってしまいますからね。

経費水増しは立派な脱税です!

出金伝票を有効なものにするために

出金伝票を有効なものにするためには

  1. いつ?
  2. 誰に?
  3. いくら?
  4. どういう目的で?
  5. どこからどこまで?(旅費交通費の場合)

が出金伝票にきちんと記載されていることが必要です。

なお、慶弔に関する出費は案内状やお知らせの手紙など、支払の事実を証明できるものを出金伝票と一緒に保管しておくのを忘れないでください。

出金伝票の書き方

このように上から

  • 日付
  • 支払先
  • 勘定科目
  • 摘要
  • 金額

と最初から必要事項が明記されています。

特に摘要欄には内容を細かく書くようにしましょう。

少額だからといってあなどってはいけません。
出金伝票や経費のレシートはいずれあなたの宝になります。

大切に扱いましょうね。

最後までお読みいただきありがとうございました!

当サイトではコンテンツの正確性・妥当性の確保に努めておりますが、執筆時点の各種法令に基づき記載をしているため、記載内容が必ずしも最新の情報であるとは限りません。

わからない場合は自己判断せずに、関係各所やお住まいの地域の税務署の窓口か電話で相談しましょう。
税務に関してのお問い合わせは以下のサイトに連絡先があるので参考にしてください。

【参考】税についての相談窓口 国税庁

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この記事を書いた人

2人の子育てをしながら完全独学にて国家資格である2級ファイナンシャルプランニング技能士/AFPを取得。

その資格を活かして、ママさん起業家が直面する扶養・税金・社会保険・確定申告・開業届・経費・帳簿にまつわるセミナーや個別相談の開催、執筆等の活動を数多く手掛ける。

現在はブログの執筆をメインとしてフリーランス・個人事業主のあり方やライフプランについても書いています。

神社仏閣めぐりとネコが好きなアラフォーです。

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